Respecter les particularités de chaque établissement
Les établissements médico-sociaux présentent des caractéristiques qui leur sont propres : nature et profil des publics accueillis, localisation géographique, histoire institutionnelle, événements marquants, projets en cours ou à venir. Ces éléments influencent directement les besoins en formation des équipes et doivent être pris en compte pour concevoir des actions pertinentes et efficaces.
Les services d'Idéage Formation disposent de la capacité d'ajuster leurs interventions au contexte spécifique de chaque établissement. Sans que cela constitue une étape systématique, des points de contact peuvent être établis tout au long du projet afin de mieux appréhender les réalités institutionnelles et d'affiner, si nécessaire, le contenu et les modalités de l'intervention.
De l'idée au projet
Tout projet de formation débute par une étape d'identification des besoins. Dans le cadre de l'élaboration de son plan de développement des compétences, le responsable d'un établissement médico-social est amené à rechercher des actions de formation adaptées aux besoins de ses équipes et conformes aux orientations de son institution.
Idéage Formation met à sa disposition deux modalités complémentaires pour franchir cette première étape.
La première consiste à parcourir le catalogue de formations en ligne. Chaque programme est consultable et téléchargeable directement depuis le site, permettant au prescripteur d'évaluer en autonomie la pertinence d'une formation au regard de ses besoins et de son contexte.
La seconde s'adresse aux établissements dont le projet ne correspond pas à une offre catalogue existante. Via l'onglet "Projet sur-mesure" accessible depuis les pages formation, le prescripteur peut soumettre une description détaillée de son projet. Nos services étudient chaque demande et, lorsque la nature du projet le nécessite, un entretien avec un membre de notre équipe pédagogique peut être organisé afin de préciser les objectifs, les contenus et les modalités de l'intervention envisagée.
Les questions fréquentes relatives à l'élaboration de projet avec Ideage Formation
Les programmes du catalogue sont-ils adaptables au contexte de notre établissement ?
Oui. Les programmes de formation peuvent être ajustés au contexte spécifique d'un établissement. Cet ajustement peut prendre la forme d'une modification du contenu — suppression ou développement de certaines parties du programme — ou d'une modification de la durée, comme le raccourcissement d'une formation ou le passage de deux journées consécutives en journées non consécutives.
L'équipe pédagogique d'Idéage Formation reste toutefois vigilante à préserver la cohérence et l'intégrité de chaque programme. À ce titre, certaines demandes perçues comme non conformes à l'état de l'art ne pourront pas être satisfaites.
Est-il possible de télécharger plusieurs programmes pour les soumettre à validation en interne ?
Absolument. Il est possible de télécharger autant de programmes que nécessaire. Pour disposer d'une vision complète sur un sujet donné, nous vous recommandons d'utiliser le moteur de recherche de notre site en saisissant des termes comme "bientraitance", "Alzheimer" ou "HACCP" — vous obtiendrez ainsi l'ensemble des programmes susceptibles de répondre à vos besoins.
Qu'est-ce qu'un projet sur-mesure chez Idéage Formation ?
Nous distinguons les ajustements de programmes existants de la notion de formation sur-mesure. Pour nos services, un projet sur-mesure est déclenché par la transmission d'une demande formelle, accompagnée dans l'immense majorité des cas d'un cahier des charges synthétisant les besoins de l'établissement. L'aspect sur-mesure peut concerner des éléments pédagogiques — conception d'un programme inédit — ou des particularités opérationnelles liées au déploiement de l'action.
L'entretien avec l'équipe pédagogique est-il payant ?
Non. L'ensemble des travaux d'exploration et d'étude d'un projet — y compris les entretiens avec notre équipe pédagogique — est entièrement gratuit et sans engagement.
Par quels moyens puis-je contacter les services d'Idéage Formation pour évoquer mon projet ?
Par tous les moyens ! Vous pouvez nous contacter de la façon qui vous convient le mieux :
- Via le formulaire accessible depuis chaque page formation de notre site
- Par e-mail à contact@ideage-formation.com
- Par téléphone au 09 71 00 01 85
- Par courrier, en nous adressant votre cahier des charges
- En visioconférence, sur les plateformes Zoom, Teams, Skype ou Google Meet
Du projet à la proposition
Une fois le projet identifié, les services d'Idéage Formation élaborent une proposition commerciale complète, transmise au prescripteur par un interlocuteur unique dédié au suivi du dossier.
Cette proposition comprend systématiquement les éléments suivants :
Le programme détaillé de l'action de formation — objectifs pédagogiques, contenus, méthodes et modalités d'évaluation, permettant au prescripteur d'apprécier précisément ce qui sera déployé au sein de son établissement.
La synthèse des avis des participants — les retours des professionnels ayant déjà suivi le module concerné sont joints à la proposition, offrant un éclairage concret sur la qualité et la pertinence de l'intervention.
Le profil détaillé du ou des formateurs pressentis — chaque profil reprend le parcours professionnel du formateur, sa formation initiale et continue, ainsi que les actions de formation qu'il a déjà assurées. Cette transparence permet à l'établissement de s'assurer de l'adéquation entre le profil de l'intervenant et les spécificités de son contexte.
La proposition tarifaire — présentée de façon claire et détaillée.
Les modalités d'adaptation pour les personnes en situation de handicap — conformément à nos engagements, chaque proposition précise les dispositions prévues pour garantir l'accessibilité de la formation aux participants en situation de handicap.
À ce stade, et sauf demande explicite de l'établissement, le calendrier d'intervention n'est pas encore abordé. Cette organisation permet à nos services de garantir une gestion rigoureuse des plannings et de proposer, lors de l'étape suivante, des dates pleinement conformes aux disponibilités des deux parties.
Les documents transmis dans le cadre de la proposition sont en général suffisants pour constituer un dossier de demande de prise en charge auprès d'un OPCO (ANFH, OPCO Santé, Uniformation). Le programme détaillé, le profil du formateur et la proposition tarifaire répondent aux exigences habituelles des organismes financeurs et permettent au prescripteur d'engager ses démarches sans délai.
Dans l'éventualité où des pièces complémentaires seraient requises, les services d'Idéage Formation se tiennent à la disposition des établissements pour les fournir avec diligence, afin de ne pas compromettre les délais d'instruction du dossier.
Questions fréquentes relatives aux propositions d'Idéage Formation
Quel est le délai de transmission d'une proposition ?
Dans le cadre d'un programme catalogue, le délai d'établissement d'une proposition commerciale est généralement inférieur à 48 heures après la prise de contact. Pour les projets sur-mesure, ce délai peut varier en fonction de la complexité du cahier des charges transmis.
Le formateur présenté dans la proposition est-il garanti ?
De nombreux éléments peuvent impacter la mobilisation d'un formateur entre la date d'émission de la proposition et la date de validation par l'établissement — une indisponibilité ultérieure n'est par exemple pas à exclure. Aussi, nos services ne peuvent garantir la disponibilité du formateur pressenti au-delà de la date de validation.
En revanche, Idéage Formation garantit que le profil complet du formateur retenu pour assurer l'action de formation est systématiquement soumis à l'établissement et validé avant tout déploiement. Aucune intervention ne peut être engagée sans que l'établissement ait eu connaissance et accepté le profil de l'intervenant.
Est-il possible de demander un formateur différent de celui présenté dans la proposition ?
Oui. Nos services étudieront votre demande et vous proposeront un profil alternatif. Nous attirons toutefois votre attention sur le fait que la modification du profil formateur est susceptible d'entraîner une mise à jour de l'offre tarifaire.
À quel moment déposer la demande de prise en charge auprès de l'OPCO ?
Les délais d'instruction varient sensiblement d'un OPCO à l'autre. Pour éviter toute latence dans le traitement de votre dossier et prévenir un éventuel refus de prise en charge lié au non-respect des délais, nous vous recommandons d'adresser votre demande à votre OPCO le plus tôt possible après réception de la proposition, sans attendre la planification définitive de l'action.
De la proposition au déploiement
La validation d'une proposition par un établissement marque le début de la phase de déploiement opérationnel. Après avoir défini le quoi — le contenu de la formation — et le qui — le formateur pressenti — il convient d'arrêter le où et le quand.
Les services d'Idéage Formation considèrent cette phase comme une période critique, dont la rigueur conditionne en grande partie le succès de l'action de formation. Deux réalités guident notre approche.
La première est la conscience des contraintes organisationnelles propres aux établissements médico-sociaux. Constituer un groupe de stagiaires sans perturber la continuité des soins représente souvent un travail d'organisation interne considérable pour les équipes. Cette réalité impose à nos services une exigence particulière dans la gestion des éléments calendaires, afin de ne pas alourdir inutilement la charge pesant sur les établissements.
La seconde concerne les modalités concrètes de pilotage du déploiement. Après réception de la validation, nos services recueillent auprès de l'établissement les périodes cibles de réalisation — fréquemment en dehors des vacances scolaires et des périodes de forte activité. Ces contraintes sont ensuite soumises au formateur retenu, dont les disponibilités sont collectées puis proposées à l'établissement pour validation définitive.
Dans le cadre de projets d'envergure impliquant un siège de groupe ou le service formation d'un Groupement Hospitalier de Territoire (GHT), les services d'Idéage Formation sont en mesure de piloter directement la négociation des éléments calendaires avec les acteurs locaux, notamment les directeurs de site, afin de fluidifier la coordination entre les différents niveaux décisionnels.
Questions fréquentes relatives au déploiement de formations avec Ideage Formation
Quel est le délai habituel entre la validation d'une proposition et la réalisation de la formation ?
La mise en œuvre d'une formation intra-établissement au sein des établissements médico-sociaux est un projet qui demande du temps. La constitution d'un groupe de participants implique une anticipation importante sur les plannings des agents, et nos formateurs doivent disposer du temps nécessaire à la bonne préparation de leurs interventions.
En règle générale, le délai entre la validation d'une proposition et la réalisation effective de la formation est très rarement inférieur à un mois. Nous vous recommandons vivement d'anticiper vos projets de formation dès la finalisation de votre plan de développement des compétences.
Recommandez-vous d'anticiper la mise en œuvre d'une action de formation ?
Oui, sans réserve. Anticiper est le meilleur moyen de garantir la réalisation sereine d'un projet de formation. Une bonne anticipation permet à l'ensemble des acteurs — établissement, formateur et services d'Idéage Formation — de préparer l'intervention dans les meilleures conditions.
Nos services sont toutefois en mesure d'intervenir en urgence dans certains contextes particuliers. N'hésitez pas à nous contacter pour évoquer votre situation.
Combien de dates sont généralement proposées par le formateur ?
Le nombre de créneaux disponibles dépend très largement de la période souhaitée par l'établissement et de la date de validation de la proposition. Une demande de créneaux pour le mois de novembre effectuée en février offrira naturellement beaucoup plus de souplesse qu'une demande formulée en octobre pour le mois suivant. Ici encore, l'anticipation est votre meilleur atout.
Quelles sont les conditions matérielles requises pour accueillir une formation intra-établissement ?
Pour accueillir une formation dans de bonnes conditions, vous devez à minima disposer d'une salle de réunion d'une capacité suffisante pour accueillir l'ensemble des participants et le formateur. Nous déconseillons la tenue de formations dans les espaces collectifs de l'établissement — salles à manger, salles d'animation — au sein desquels des résidents ou patients sont susceptibles d'être présents.
Une attention particulière doit également être portée au confort des participants, notamment la qualité des assises. La présence d'un tableau ou d'un paperboard est indispensable. Nous recommandons vivement la disponibilité d'un vidéoprojecteur — dans le cas contraire, nos services peuvent organiser la livraison du matériel directement sur site.
Comment se déroule la coordination dans le cadre d'un projet impliquant plusieurs établissements d'un même groupe ?
La coordination d'un projet multi-sites est un point central qui doit être discuté et arrêté dès la phase d'élaboration de la proposition. Deux configurations peuvent être envisagées selon les préférences et l'organisation du groupe :
- Un pilotage complet par Idéage Formation — nos services prennent en charge l'ensemble de la coordination opérationnelle, y compris les échanges avec les acteurs locaux et les directeurs de site.
- Un pilotage par le siège, assisté par Idéage Formation — le service formation du groupe conserve la main sur la coordination globale, nos services intervenant en appui sur les aspects logistiques et pédagogiques.
Du déploiement au conventionnement
Une fois les dates arrêtées, les services d'Idéage Formation engagent la phase de conventionnement, qui formalise définitivement la mise en œuvre du projet de formation sur le plan contractuel et administratif.
L'ensemble de cette procédure est entièrement dématérialisée. Les conventions de formation sont éditées et transmises via l'extranet entreprise, depuis lequel le commanditaire peut les signer électroniquement sans démarche papier. Cette digitalisation complète de la chaîne contractuelle garantit rapidité, traçabilité et simplicité pour les services des établissements partenaires.
L'édition des conventions de formation s'accompagne de la transmission des documents de pré-formation à destination des participants. Ce dossier comprend trois éléments :
- Le programme de formation — permettant aux participants de prendre connaissance du contenu et des objectifs de la session à venir.
- Le règlement intérieur applicable durant la formation.
- Un questionnaire de pré-formation — conçu pour inviter les participants à amorcer une première réflexion sur la thématique abordée, favorisant ainsi une entrée en formation plus engagée et constructive.
C'est également à ce stade que nos services transmettent au commanditaire le lien d'accès au formulaire de déclaration d'un apprenant en situation de handicap. Ce dispositif permet à l'établissement de signaler la situation d'un ou plusieurs participants afin que des ajustements adaptés puissent être mis en place avant l'intervention. Pour en savoir plus sur nos modalités d'accueil des apprenants en situation de handicap, nous vous invitons à consulter notre page dédiée à ce sujet.
Question fréquentes relatives aux conventionnement
Quel est le délai d'édition de la convention de formation après l'arrêt des dates ?
Les conventions de formation sont généralement éditées et transmises au commanditaire immédiatement après l'arrêt définitif des dates avec l'établissement.
La convention de formation peut-elle être signée par courrier si l'établissement ne souhaite pas utiliser l'extranet ?
Oui. La signature d'une convention au format papier reste possible pour les établissements qui le souhaitent.
Nous attirons toutefois l'attention des établissements sur un point important : la signature en ligne d'une convention ne nécessite pas l'activation préalable d'un accès complet à l'extranet entreprise. Une invitation de signature électronique distincte est envoyée directement au commanditaire lors de l'édition de chaque convention. Les établissements qui ne souhaitent pas utiliser cette fonctionnalité sont libres de ne pas y donner suite et de nous retourner la convention signée par courrier.
Le questionnaire de pré-formation est-il obligatoire pour les participants ?
Non, ce questionnaire n'est pas obligatoire. Nous recommandons toutefois de proposer formellement aux participants de le compléter, ou à minima de le parcourir avant la session. Ce travail préalable leur permet de se projeter dans la formation à venir et d'aborder la journée avec une première réflexion sur la thématique traitée — ce qui enrichit généralement la qualité des échanges en salle.
Les derniers préparatifs avant la réalisation d'une action de formation
À l'approche de la date de formation, plusieurs éléments doivent être finalisés pour garantir le bon déroulement de l'intervention.
La transmission de la liste définitive des participants
Environ un mois avant le début de l'action de formation, les services d'Idéage Formation solliciteront l'établissement afin d'obtenir la liste définitive des participants, comprenant leurs noms, prénoms et fonctions. Cette transmission est indispensable pour permettre à nos services d'éditer les documents pédagogiques en nombre suffisant et de préparer les supports nominatifs nécessaires au bon déroulement de la session.
Dans le cadre de notre démarche de dématérialisation des documents de formation, une partie de ces supports peut être transmise sous format numérique. Cette approche, bien qu'encore non systématique, est amenée à se développer progressivement dans notre organisation.
Le contact préalable du formateur avec l'établissement
Dans certains contextes, et lorsque l'organisation de la formation le permet, le formateur retenu pour l'intervention pourra prendre contact avec l'établissement en amont de la session. Cet appel, qui n'est pas systématique, peut poursuivre deux objectifs complémentaires.
Le premier est d'ordre logistique : le formateur pourra recueillir auprès de l'établissement les informations pratiques nécessaires à sa venue — modalités de stationnement, lieu d'accueil, organisation du repas, matériel disponible en salle.
Le second est d'ordre pédagogique : lorsque cela est possible, le formateur pourra établir un contact avec un membre opérationnel de l'équipe afin de mieux appréhender le contexte spécifique de l'établissement et, le cas échéant, d'affiner le contenu de son intervention en conséquence.
Question fréquentes relatives aux derniers préparatifs d'une action de formation
Existe-t-il un nombre minimum et maximum de participants par session, et que se passe-t-il si la liste évolue après sa transmission ?
Nous recommandons un nombre minimum de 4 participants et un maximum de 14 personnes par session, sauf indication contraire précisée dans le programme de la formation. Ces seuils sont définis pour garantir une dynamique de groupe optimale et des conditions d'apprentissage favorables.
La liste des participants peut être modifiée jusqu'à la veille du démarrage de l'action de formation. Nous déconseillons toutefois les inscriptions partielles — par exemple un participant présent sur une seule journée d'une formation en deux jours — dans la mesure où cela nuit à la cohérence du parcours pédagogique pour le participant concerné.
Le nombre de participants maximum peut-il excéder la recommandation formulée dans le programme ?
Le dépassement du nombre de participants recommandé est techniquement possible — nos services n'ont à ce jour jamais annulé une formation pour ce motif. Il est toutefois vivement déconseillé. La présence d'un nombre trop important de professionnels modifie fondamentalement la dynamique de groupe et la nature même de la prestation délivrée.
Dans ce cas de figure, Idéage Formation ne pourrait être tenu responsable d'une insatisfaction des participants quant au déroulement ou à la qualité perçue de l'action de formation.
Les documents pédagogiques sont-ils transmis aux participants avant la formation ?
Non. Les documents pédagogiques sont expédiés directement au formateur, qui les remet aux participants lors de l'action de formation. Cette organisation garantit que les supports sont distribués dans le bon ordre et dans le bon contexte pédagogique.
Les participants peuvent-ils conserver les documents de formation à l'issue de la session ?
Oui, absolument. L'ensemble des documents pédagogiques remis durant la formation sont destinés aux participants et leur appartiennent à l'issue de la session.
E-émargement et digitalisation du parcours participant
Les services d'Idéage Formation s'inscrivent dans une démarche active de digitalisation du parcours participant, dont plusieurs étapes sont d'ores et déjà opérationnelles.
L'émargement en ligne
L'émargement électronique est actuellement pleinement opérationnel au sein d'Idéage Formation. Il est réalisé via un extranet participant, dont les codes d'accès sont remis directement aux participants au démarrage de l'action de formation. Ce dispositif a été conçu pour être accessible à tous : il ne nécessite ni adresse e-mail ni création de mot de passe. Par ailleurs, un participant qui n'aurait pas été prévu sur la liste initiale peut accéder à son espace sans difficulté, garantissant ainsi une souplesse totale dans la gestion des présences.
L'évaluation à chaud
La digitalisation du parcours participant concerne également l'évaluation à chaud, qui est désormais réalisée directement depuis l'extranet participant à l'issue de chaque session. Ce dispositif permet une collecte immédiate et fiable des retours des participants, au bénéfice de la démarche qualité d'Idéage Formation.
Les prochaines étapes
Les services d'Idéage Formation travaillent activement à l'extension de cette démarche de digitalisation, notamment en ce qui concerne la dématérialisation des documents de formation ainsi que la digitalisation des questionnaires d'évaluation des compétences. Ces évolutions viendront progressivement compléter et enrichir le parcours numérique du participant.
Questions fréquentes relatives à la digitalisation
Les participants doivent-ils disposer d'un smartphone ou d'une tablette pour accéder à l'extranet ?
Oui. Les participants doivent disposer d'un smartphone ou d'une tablette pour procéder à leur émargement en ligne. Dans l'éventualité où un participant ne disposerait pas de smartphone, il lui est possible d'effectuer son émargement directement depuis l'appareil du formateur.
Quelle est la fiabilité des émargements électroniques ?
Les émargements électroniques réalisés via l'extranet participant d'Idéage Formation s'appuient sur un logiciel spécialisé, qui agit en tant que tiers de confiance et opère dans le respect du règlement européen eIDAS. Le dispositif propose une signature avancée avec horodatage, garantissant la traçabilité et l'intégrité de chaque document signé, conservé dans un coffre-fort numérique sécurisé.
Sur le plan juridique, la signature électronique produit les mêmes effets qu'une signature manuscrite, conformément à l'article 1367 du Code civil. Elle est à ce titre pleinement recevable devant une juridiction française et reconnue par les OPCO comme justificatif de présence valable.
Quels sont les avantages des émargements et des évaluations en ligne ?
La digitalisation du parcours participant présente des avantages à la fois logistiques et qualitatifs.
Sur le plan logistique, elle supprime les contraintes liées à la gestion des impressions, à la validation manuelle des présences et au dépouillement manuel des évaluations — autant de tâches chronophages pour les services administratifs des établissements comme pour nos propres équipes.
Sur le plan qualitatif, la digitalisation permet de transmettre rapidement les documents administratifs à l'établissement à l'issue de la formation. Elle offre également la possibilité de consolider les données d'évaluation pour produire des reportings précis sur l'acquisition des compétences et le niveau de satisfaction des participants — des éléments concrets et exploitables dans le cadre du suivi du plan de développement des compétences de l'établissement.
Et après la formation ?
Et après la formation ?
La fin d'une session de formation ne marque pas la fin de l'engagement des services d'Idéage Formation envers l'établissement. Plusieurs actions sont systématiquement mises en œuvre dans les jours et les mois qui suivent une intervention.
Le tour de table de fin de formation
À l'issue de la dernière session, un tour de table peut être organisé en présence d'un membre de l'équipe de l'établissement. Ce moment d'échange permet aux participants d'exprimer librement leur perception de la formation, de partager leurs ressentis et d'évoquer les apports concrets qu'ils envisagent de mettre en pratique dans leur exercice professionnel.
Les documents transmis au terme de la formation
Dans les suites immédiates de l'action de formation, le commanditaire reçoit les éléments suivants :
- Le détail des réponses au questionnaire d'évaluation à chaud, recueillies lors de la dernière après-midi de formation via l'extranet participant.
- Le rapport détaillé rédigé par le formateur, offrant une analyse qualitative du déroulement de la session et des apprentissages observés.
- Les attestations de participation, à remettre à chacun des participants.
- Une invitation à compléter le questionnaire de satisfaction des prescripteurs, permettant au commanditaire d'exprimer son niveau de satisfaction sur l'ensemble du projet.
L'évaluation à froid
Trois mois après le dernier jour de formation, les participants sont invités par e-mail à compléter un questionnaire d'évaluation à froid. Cette évaluation différée, ouverte pendant une période de quinze jours, vise à mesurer le transfert des acquis dans les pratiques professionnelles des participants.
À l'issue de cette période, le commanditaire reçoit par e-mail le détail complet des réponses, lui permettant de disposer d'une vision objective et documentée de l'impact de la formation sur les pratiques de ses équipes.
Questions fréquentes relatives à la fin d'une action de formation
Dans quel délai les documents post-formation sont-ils transmis au commanditaire ?
L'ensemble des documents post-formation — détail des évaluations à chaud, rapport du formateur et attestations de participation — est transmis au commanditaire dans un délai d'environ une semaine après le dernier jour de l'action de formation.
Les résultats des évaluations sont-ils anonymisés ?
Oui. Le rapport de synthèse des évaluations chiffrées transmis au commanditaire est entièrement anonymisé. Les réponses individuelles des participants ne sont pas identifiables, garantissant ainsi la confidentialité des retours exprimés et favorisant la sincérité des évaluations.
L'évaluation à froid est-elle obligatoire pour les participants ?
Non. La réalisation de l'évaluation à froid n'est pas obligatoire et dépend de deux conditions. D'une part, elle nécessite l'accord préalable des participants pour transmettre leur adresse e-mail en vue d'un contact ultérieur. D'autre part, elle repose sur le souhait du participant de répondre au questionnaire lorsqu'il lui est adressé trois mois après la formation. Nos services ne peuvent donc garantir un taux de participation à cette évaluation différée.
Besoins d'informations complémentaires ?
Les serives d'Ideage Formation sont à votre disposition par téléphone (09 71 00 01 85) ou par mail (contact@ideage-formation.com) du lundi au vendredi pour répondre a vos question et vous accompgner dans la préparation et la mise en oeuvre de votre plan de développement des compétences.
N'hésitez pas à passer pas notre formulaire de contact !
