Afin de garantir des conditions pédagogiques de formation suffisantes, il est recommandé la présence de 8 participants maximum.
Pour la mise en œuvre d’actions de formation en classe virtuelle, les services d’Idéage Formation s’appuient sur 3 outils :
– Le service en ligne « Zoom » pour la réalisation des classes virtuelles. En plus d’un système de visioconférence stable et robuste, cet outil offre la possibilité de faire usage d’outils de supports pour les formateurs et les apprenants (partage d’écran pour le diaporama, tableau blanc pour les brainstormings, partage de fichier, partage de vidéo…). Cet outil présente aussi l’avantage de ne pas imposer de création de compte et de mots de passe et limite les difficultés d’accès aux classes virtuelles.
– Le service en ligne « Survey Monkey » pour la réalisation des questionnaires d’évaluation en amont et en aval de formation. Cet outil en ligne dédié au déploiement massif de sondages présente l’avantage d’une grande souplesse tout en permettant l’édition de rapport personnalisé.
– L’extranet participant mis à disposition via l’ERP employé par Idéage Formation (www.extranetideage.com). Cet espace numérique dédié à chaque participant (accessible via un mot de passe) permet aux participants de rejoindre l’espace de visioconférence et d’émarger durant la formation.
Environnement numérique et norme RGPD :
L’usage du service Zoom et l’usage du service « Survey Monkey » n’impliquent aucune création de comptes. A ce titre, les participants ne fournissent aucune information personnelle (adresse mail, numéro de téléphone) stockée sur ces plateformes.
L’usage de l’extranet participant d’Idéage Formation implique la communication d’informations personnelles (adresse mail professionnelle ou personnelle, numéro de téléphone portable personnel ou professionnel, signature). Conformément à la réglementation en vigueur, nos services peuvent à tout moment communiquer un export de toutes les informations relatives à un participant pour lui permettre de connaître les informations détenues par Idéage Formation à son sujet. Les services peuvent également procéder sur demande à une anonymisation des données relatives à un participant (les informations personnelles du participant sont ainsi définitivement supprimées).
Lors des actions de formation en distanciel, les services d’Idéage Formation s’appuient sur le système d’émargement numérique proposé par l’ERP Dendreo.
La procédure de signature numérique est la suivante :
– Le participant accède à son extranet (protégé par un mot de passe).
– Dans l’extranet l’espace d’émargement numérique de la formation en cours est ouvert uniquement durant la période durant laquelle l’émargement doit avoir lieu (si une formation doit avoir lieu le 10 novembre 2020, l’espace d’émargement numérique de la première demi-journée ne sera accessible que le 10 novembre entre 9h00 et 12h30, en cas de retard dans la signature une prolongation justifiée doit être réalisée par le formateur).
– Le participant signe depuis son extranet (l’acte de signer est identique à une signature papier. Si le participant signe sur ordinateur, il utilise la souris ou il signe avec le doigt sur un téléphone ou une tablette).
– Après avoir vérifié la signature des personnes présentes, le formateur (depuis son extranet) signe la feuille d’émargement.
– Chaque signature fait l’objet d’un certificat de conformité mentionnant la date, l’heure et l’adresse IP du participant. Le certificat de conformité est émis par notre ERP qui agit en tant que tiers de confiance pour garantir la régularité de l’acte d’émargement.
– Les services d’Idéage Formation produisent une feuille d’émargement identique à une feuille d’émargement classique.
Préconisation sur les besoins matériels des stagiaires pour suivre cette formation à distance :
La réalisation de formation à distance nécessite les éléments techniques suivants :
– Disposer d’une connexion internet haut débit (a minima une connexion ADSL).
– Disposer d’un ordinateur (l’usage d’une tablette ou d’un smartphone est possible, mais non recommandé) utilisant les systèmes d’exploitation Windows ou Mac OS. Nous recommandons vivement que les systèmes d’exploitation soient mis à jour avant le début de la formation. Nous recommandons également aux établissements d’être vigilant au sujet de l’obsolescence rapide des outils informatiques. Nous recommandons l’usage de périphériques récents.
– Disposer d’une webcam, d’un micro et de haut-parleur fonctionnels.
– Faire usage d’un des navigateurs internet suivants : Chrome ou Mozilla Firefox.
Nos services recommandent également que chaque participant dispose d’un ordinateur durant la formation. Il est toutefois possible que plusieurs participants fassent usage d’un seul ordinateur durant la formation en classe virtuelle (avec un maximum de 3 participants par ordinateur).