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Formation la rédaction, la transmission d’informations et le dossier unique de l’usager informatisé (DIU)

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Le dossier unique de l’usager recueille l’ensemble des informations administratives, socio-éducatives, médicales, paramédicales et professionnelles de la personne accueillie au sein d’un ESMS. L’ensemble de ces données permettent d’établir une meilleure compréhension de la situation de l’usager afin d’établir un diagnostic, de concevoir un projet et d’en effectuer l’évaluation. Ce dossier, qui doit pouvoir être accessible aux usagers et à leur ayant droit, regroupe de nombreuses informations personnelles sur la personne accueillie, il est donc important d’être vigilant à la formulation des informations et il est légitime de se questionner sur ce qui peut être partagé ou non par les différents professionnels.
Ce module de formation se donne comme objectif de permettre aux participants de maitriser les enjeux du DIU et de rédiger des informations et des transmissions d’information de qualité et adaptées.

Objectifs de la formation

  • Connaître le contenu et les enjeux du dossier unique de l’usager.
  • Identifier ce que doit/peut contenir un dossier et de quelle manière il peut être consulté
  • Analyser les pratiques professionnelles actuelles et proposer des axes d’amélioration.
  • Être en mesure de réaliser des transmissions d’informations coopératives adaptées.
LE DOSSIER UNIQUE DE L’USAGER ET SON PRINCIPE D’UTILISATION AU SEIN DES ESMS :

Présentation : 

  • Les fondamentaux et objectifs du dossier unique de l’usager.
  • Le principe de regroupement des informations.
  • Les établissements concernés par le dossier unique de l’usager.
  • Le dossier informatisé de l’usager (DIU) au sein de l’établissement (OGIRYS) 

Les différents volets possibles du dossier unique de l’usager : 

  • Les éléments informatifs et administratifs en lien avec la gestion de la demande d’admission en hébergement permanent ou temporaire.
  • Les éléments d’information liés au suivi de soins de santé.
  • Les éléments d’information à caractère éducatif.
  • Les éléments d’information psychologique.
  • Les éléments d’information en lien avec la coordination des acteurs internes et externes.

Les grands principes du dossier unique de l’usager :

  • Ce qui est écrit doit-être fait.
  • Ce qui est fait doit-être écrit.

Ce que ne doit pas contenir un dossier unique de l’usager :

  • Les écrits professionnels nécessaires à l’échange d’informations (cahier de liaison, cahier de transmissions, notes volantes)
  • Les écrits professionnels intermédiaires.
  • Le dossier médical.
L’ASPECT RÉGLEMENTAIRE DU DOSSIER UNIQUE DE L’USAGER ET LA NOTION DE SECRET PARTAGÉ :

Les aspects juridiques du dossier unique de l’usager :

  • Les fondements juridiques : la transparence de l’information vis-à-vis de l’usager et/ou de son représentant légal.
  • La loi du 17 Juillet 1978 sur le libre accès aux documents administratifs.
  • L’importance de la loi du 2 Janvier 2002 sur le libre accès à l’ensemble des informations ou documents relatifs à sa prise en charge.
  • La loi du 4 mars 2002 sur le droit général d’accès aux informations relatives à sa santé, détenues par des professionnels et des établissements de santé.
  • Les responsabilités juridiques des professionnels.

La réglementation et ses limites sur les conditions d’accès des professionnels au dossier informatisé de l’usager : 

  • Utilisation et accès au dossier par les professionnels concernés.
  • L’accès au dossier médical uniquement attribué aux professionnels de santé : intérêts et limites/risques dans la continuité de la prise en soin.
  • Les recommandations de permettre l’accès à l’ensemble des professionnels ayant une action directe sur l’accompagnement de la personne et en fonction du projet personnalisé.
  • L’importance de réfléchir et d’argumenter sur « qui peut avoir accès aux différents volets du dossier et pour quelles raisons ? »

Débat réflexif sur les modalités d’utilisation du dossier unique de l’usager (lien avec guide de la DGAS) :

  • Quel contenu est le plus approprié ? Quelles sont les informations importantes et utiles au regard du projet de l’usager ?
  • Par quel moyen l’usager peut-il avoir accès à son dossier et comment l’accompagner à cet accès ?
  • Comment garantir la confidentialité du dossier de l’usager tout en permettant l’échange et le partage des informations ?
  • Comment distinguer des informations médicales n’ayant pas à être partagées des informations importantes pour l’accompagnement et la sécurité de la personne accompagnée ? (exemple de l’addiction, de l’épilepsie, des troubles de la déglutition…).

Les exigences réglementaires concernant le DIU :

  • Le respect des conditions de la Commission Nationale de l’informatique et des Libertés (CNIL)
  • Le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD)

Les critères d’utilisation et de rédaction d’informations dans un DIU :

  • La nécessité d’une traçabilité des dossiers opérationnelle (classement et archivage des données).
  • L’importance de la qualité rédactionnelle.
  • La précision des termes employés.
  • La neutralité des informations inscrites se basant sur des faits.
  • La clarté et la lisibilité du langage employé.
  • Analyse des pratiques actuelles et proposition de recommandations.
LA BONNE TRANSMISSION DES INFORMATIONS ET LES OUTILS DE LIAISON :

Présentation : 

  • Principe concernant les échanges et la transmission d’informations au sein des ESMS.
  • Le cahier de liaison, un outil au quotidien à caractère provisoire en dehors du dossier de l’usager.
  • Le principe des transmissions ciblées et des outils adaptés.

Les techniques et méthodes permettant de bien renseigner le cahier de liaison :

  • Le contenu visé.
  • Les modalités d’expression.
  • Le suivi des informations.
  • La mise en place d’une méthode proche des transmissions ciblées : le DAR

Le principe d’un suivi précis et de qualité à travers la technique DAR :

  • Le diagnostic : Quelles observations réalisées ? Quelles difficultés rencontrées ? Quels besoins non satisfaits chez l’usager ? Quelles données pouvant être utilisées (notion de cible) ?
  • Les actions : Que mettre en place ? Quel type d’intervention, dans quel but ? Par qui ?
  • Les résultats : Quels sont les résultats des actions mises en place par rapport au diagnostic initial ?

Exercices rédactionnels :

  • Au niveau du contenu dans le cahier de liaison : l’importance de la neutralité des propos et d’un vocabulaire précis et adapté.
  • Utilisation du principe de la technique DAR pour favoriser la transmission d’informations de qualité.

Profil des participants

Cette formation s’adresse aux professionnels amenés à rédiger et consulter le dossier unique de l’usager informatisé.

Modalités pédagogiques

Les méthodes pédagogiques retenues sont :

  • Apport d’un contenu théorique et méthodologique sous la forme d’une présentation diaporama.
  • Analyse des pratiques professionnelles actuelles notamment au niveau du contenu du DIU.
  • Mises en situation de rédaction de transmissions d’informations à l’aide de la technique DAR.
  • Brainstorming et débats réflexifs.

Cette formation nécessite la mise à disposition d’ordinateurs avec le logiciel utilisé pour le DIU

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12 pers. max
14h (2 jours)
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